プロジェクト 会議編
例の厄介なプロジェクトのつづきhttp://tisane.cocolog-nifty.com/americannurse/2005/06/post_1ce6.html
Introduction(はじめに)
お泊り研修から帰ってきて、いよいよプロジェクトが動き出している
だいたい週1ペースで会議がひらかれ、すでに最初の段階の調査用紙作成→配布→一部回収
いくつかの病院をかけもちのコンサルタントからは、「ここは、早いですね~」と誉められた!(すなおにウレシイ)
アメリカでの会議は、日本とだいぶ様子が違い戸惑うことも多かったので整理
日本のしきたりVSアメリカ方式
違いは、こんなかんじ
1.役割分担がはっきりしていない
日本なら、議長(司会)と書記くらいは一目瞭然
会議室に入る前から、名前を見ただけでだいたいわかりそう
議長はたいてい、前の中央席か前のはじのほうで、こちらを向いて座っている
書記は、前列はしか一番後ろにいて、ノートパソコンまたは大きなノートを前に真剣な顔つき
このプロジェクト会議では・・・この人たちらしき人が見当たらない
では、どうやって会議が進むかというと、誰かが「この前のXXはどうなりましたか?」と言う
「それについては、コレを参照してください」とXX担当の人が話し出す
一通り説明が終わると、議長から「この件についてのご質問、何かありますでしょうか?」
んてこともなく、質問したければすでに質疑応答に入っている
(いつ口を挟んでよいのか、タイミングわからず)
司会進行役がいなくも時間配分は大丈夫なのか?とオロオロしたが、心配無用
それぞれが、時計を見て配分をチェック
議事録も、後から誰かが作って送ってくれる
強制的に「順番で次お願いします」と言われることもない
どうもこの「交代制」が苦手で、順番が近くなると意味もなくドキドキしてくる
会議の日などは、会議が延期になればいいと本気で思う・・・こ役割制度がないことは、プレッシャーフリーで大歓迎☆
2.発言の順がない
立場が上の人から順番に発言、というしきたりがない
「なにか、ご意見ありませんか?」と言われ、上の人が何も言わないのに下っ端の私が発言するわけにいかないのが、日本での経験
まずは、上の立場の人が発言するのをよく聞いて、それに一応賛しておく
反対意見もあるが・・・黙っているのが懸命
質問、疑問なども会議前か会議後にインフォーマルに行っておいたほうが「会議に支障をきたさない」ので歓迎される
このプロジェクト会議には、職位による順番なんてガイネンが存在しない
会議のはじめは「報告事項」で質問があっても黙っているものかと思っていたら、意見のある人がどんどん発言しはじめた
まるで、いきなりブレインストーミングhttp://dic.yahoo.co.jp/bin/dsearch?index=b-004097&p=brain%20storm&dname=1na&dtype=1&stype=0&pagenum=1
次々意見が飛ぶ
反対意見を言っても、かまわない
というか、言ったほうディスカッションが活発→話がすすむ→多くの人の理解を得る→物事が決まる
反対意見は、相手への批判ではないのだ
意見を言われたほうは、なんとか相手にわかってもらおうとさらに説明する
押し問答ではなくお互いに妥協点のさぐり合い
またまた、タイミングがつかめずしばらく黙っていたtisaneは、あてられた!
“Tisane has been quiet. I haven’t heard from you. Do you have any comments??” まずっ
こういうときは、何か言ったほうがいい
たとえ誰かと同じ意見でも、自分の言葉で言い直しておくほうがウケがいい
「同じです」と言うと、日本では「はい。では、次」という雰囲気だが、ここでは、「同じです」のあとみながまだ自分を見ている
何か言うのを大いに期待している
アメリカジンは、この「同じです」のあとの説明のほうがなが~い
よくよく聞いていると、なんか、同じって言ったけど少し違う、つまり、違うじゃないか、という場合が多い
でも、個人の意見は大歓迎されている
3.資料がテーブルの上にのっていない
日本では、会議室に集まるとたいてい会議で使う資料があらかじめ印刷、ホチキスどめになって、席にきちんと置いてある、か会議室の入り口で一人一人手渡される
よく見ると、「資料1-①」なんて、とおし番号まで右肩についている
議題に載せたい内容の資料は、期限までに所定の人に提出しコピーに回してもらっておくのだ
それを、担当の人が次第にそって通し番号をつけ、人数分コピーしておく
このプロジェクト会議では、各担当のものが会議で参照してほしい資料を人数分コピーして、持参する
担当の議題になったら配布し、話を始める、という具合だ
「会議資料の提出は、前日午後4時までにお願いします」に合わせて、あせって資料を作ることもない
当日もゆっくり作業ができるうえ、最新版の資料を会議に持っていくことができる
私としては、いつも期限ギリギリなもので・・・ご迷惑をかけることもないので、この方法はスキだなぁ
4.茶菓が出なーい
「菓」のほうはともかくとして、「茶」が飲みたい人はそれぞれ勝手に持参
みな手に手にマイカップをもって、会議室に入ってきた
中には何が入っているのか異常に気になる
無難にコーヒーか?紅茶か?まさか緑茶っていうのはありか?ティーバックの糸と紙がカップから出ていると、無意識に見つめてしまう!冷たい飲み物専用っぽい、スポーツドリンク系の派手なプラスチックのボトルもある
こうしてみると、みんなで茶たくの上の緑茶を飲みながら~、なんてのが懐かしいなぁ
Conclusion(まとめ)
下っ端の会議参加者としては、書記とか資料コピーなんて強制役割が回ってこないので、ありがたい
意見はいつでも言ってもいいし、おバカな質問だって多少大丈夫だ
内容のよくわかる会議
まあ、しいて言うとやっぱり日本式に議事にそって順番に話を進めていってくれたほうが、頭はラク
次第がないから、途中でとんでもない質問をするヒトも出てくる(本人の頭の中ではつながっているのだが)
そんなときの周囲の反応はというと、議長に「その件については後ほど6.のところで」なんて一喝されることはない
ひとしきり、その質問について話し合う
そして、またもとの議題にもどる
おおらか 寛大 ワタシちょっと混乱
ただでさえ、英語会議に必死に付いていっているのだから、バイパスはなしにしてほしいデス
最後に誰かが「次までの各自の担当」をまとめ無事終了
表1 会議でのお作法の比較
日本 |
アメリカ | |
役割分担 |
議長と書記がハッキリしている |
自主的に担当 |
質問 |
意見や質問は「質疑応答」のときに |
意見、質問があればいつでもどーぞ |
時間配分 |
時間配分は議長の裁量 |
それぞれ自分で確認 |
発言 |
発言は控える、または職位の順にしたがって |
黙っているのは禁、発言はしておく |
会議資料 |
会議資料提出期限は極力守る |
自分で資料をコピーして持参(ギリギリまでがんばれ) |
茶菓 |
茶菓が出た場合はありがたくいただく 出ない場合は禁飲食 |
飲みたいものがあれば持参 飲みたいのに我慢して脱水になったら場合は自己責任(脱水にならないって) |
こんな表、本気にしないでネ
作った私、ヒマなのね~
これだから、いつも期限ギリギリ
そろそろ、プロジェクトの課題に移らせていただきます




